Decálogo de errores y aciertos en la implantación de la Administración Electrónica en el Sector Público: Experiencia práctica

En este texto no encontrarás referencias normativas al derecho y obligación de contar con una administración electrónica, para ello, necesitaría unas cuantas líneas más. Existen multitud de blogs y artículos hablando sobre ello.

Lo que a continuación vas a leer busca servirte de orientación y acompañarte en el camino de iniciar un proceso de transición hacia otra forma de hacer las cosas; otra forma de ser, estar y hacer en el sector público.

Si estás pensando en hacer ese viaje y, lo más importante (Ítaca), si estas dispuesta a disfrutar de él, entonces sigue leyendo, estoy segura de que no te arrepentirás.

El 14 de marzo del año 2020 todo lo conocido hasta el momento cambió, se acabó el tiempo de preparación y empezó el gran examen.

Tocaba enfrentarnos a una situación sin precedentes, un reto para todas las organizaciones.

Con ello llegaron el miedo, la incertidumbre, el desconcierto…

Pero también llegó el momento de recoger el fruto de todo lo andado.

Ese caminar silencioso, muchas veces criticado, poco reconocido y menos agradecido.

Ese caminar hacia la búsqueda de la mejora continua en las administraciones públicas en general y, en la nuestra en particular, la administración local, la más próxima a la ciudadanía; practicada a través de pequeñas acciones diarias de personas comprometidas para y con sus administraciones.

Llegó el momento en el que se evidencia que esas acciones “menores” son la esencia y la génesis de una buena gestión. Son lo que en realidad te posibilita que cuando necesitas darle una vuelta de tuerca a la organización, ésta te responda con nota. Porque ha hecho los deberes, porque está en disposición de poder hacerlo.

Ninguna ley escribió que ese 14 de marzo iniciaríamos una era digital sin precedentes, de una forma abrupta y precipitada.

Pero llegó.

El informe mensual de evaluación en nuestra entidad identifica la implantación del gestor de expedientes (en enero de 2020) como un proyecto clave de éxito en la gestión de la crisis covid-19. Así lo considero.

Proyecto, por cierto, liderado íntegramente por mujeres en el sector público.

Hoy, entrado el 2021, ya pocos dudan de las bondades y necesidad de contar con una organización ágil, innovadora, electrónica, adaptada a los nuevos tiempos, eficiente y eficaz. El marco legal lo teníamos ya desde hace algún tiempo, allá por el… pero ha tenido que venir una pandemia de índole mundial para enseñarnos la cara más amarga de un incumplimiento normativo.

Me quedo con que nos enseñó a ser valientes, creativas, profesionales, porque nadie se quiso quedar atrás. Tomamos conciencia de que cada idea cuenta, cada persona en la organización cuenta y puede aportar su granito de arena. Me quedo con que ahora estamos más concienciadas y preparadas para abordar con éxito un proceso de transformación en el Sector Público.

Y como lo prometido es deuda, vamos ahora a analizar desde un punto de vista práctico cómo abordar con éxito un proyecto tractor del cambio en tu organización.

Empezaremos por La Motivación -con mayúsculas-, los principios inspiradores que han de subyacer al mismo.

  1. Situar la ciudadanía en el epicentro de la acción. Nosotros nos adaptamos a sus necesidades para prestar un mejor servicio público de calidad y no a la inversa.
  2. Atención integral y actitud proactiva.
  3. Apuesta por la inteligencia colectiva. Transferencia del conocimiento de las personas a la institución.
  4. Búsqueda de la mejora continua, ansia de superación.
  5. Transparencia, participación y trabajo en equipo.

Los obstáculos que encontrarás. Es importante ser consciente de ellos para poder superarlos.

  1. Sentimiento de pérdida de poder

Aprender a gestionar la pérdida de poder que, aunque sea ficticia, llegan a sentir las áreas y cada una de las personas que las integran. Cuando comparto el conocimiento dejo de ser “imprescindible”. ¿Lo que yo hago ahora lo va poder hacer cualquiera? Pues vaya…

  1. Salir de nuestra zona de confort

Hay que lidiar con el miedo al cambio, las inseguridades que provocan el salir de nuestra zona de confort.

  1. Siempre se ha hecho así

Será clave lograr canalizar los miedos a la “fiscalización” del trabajo que los distintos departamentos llevan a cabo. ¿Lo habré estado haciendo mal siempre? ¿Qué van a pensar? ¿Tendrá consecuencias? A ver si ahora tengo que dar explicaciones por todo…yo lo hacía a mi manera y además, siempre se ha hecho así.

  1. Esto va a suponer más trabajo

Indudablemente, un proceso de transformación en una organización gestionado a través del análisis crítico de qué es lo que hago y cómo lo hago para concluir cómo lo puedo hacer mejor, supone una carga de trabajo adicional, al menos, de inicio. Es el peaje que hay que pagar de salida para obtener a medio plazo un resultado positivo. A través de la sistematización, la parametrización y la simplificación de la organización y sus procesos conseguiremos descargarla de trámites superfluos que no aportan valor añadido y alinear todos los recursos de la organización con lo que sí lo hace.

La gestión de los RRHH será un elemento clave para las organizaciones del futuro. Entender y tomar conciencia de que el tiempo pertenece a la organización y no a cada uno de los trabajadores individualmente y, por ello, ese tiempo, ese recurso finito, tiene que estar planificado y alineado con los objetivos de cada entidad (Por Otxandio&Team Consulting SL).

Porque en definitiva, una buena gestión lo que supone es la consecución de resultados al menor coste posible.

  1. Reinos de taifas

Falta de transversalidad. Cada departamento, con su responsable técnico-político, sus recursos, sus formas de hacer, sus tiempos…

  1. Rigidez de las estructuras

Tradicionalmente el Sector Público no es un ámbito excesivamente predispuesto al cambio, a la innovación, a introducir nuevas dinámicas de trabajo. La implementación de una nueva cultura de hacer cuesta. La agilidad habitualmente no ha sido el adjetivo que mejor ha definido la realidad de nuestras estructuras.

  1. Know how público

No hay cultura de documentar el conocimiento. Se constata un claro riesgo de pérdida del mismo. Además, lo que no se conoce, lo que no se mide, no se puede mejorar.

  1. Incontinencia legislativa

Concepto acuñado por Rafael Jiménez Asensio en su blog la Mirada Institucional. 

Cuesta encontrar espacios reflexión cuando el día a día nos enfrenta a un incesante cambio legislativo en muchas materias abordado vía Decretos-Leyes, tramitaciones por procedimientos de urgencia y un largo etc. ¿Quién no siente un punto de añoranza al recordad aquélla época textos normativos convenientemente encuadernados, subrayados y manoseados?

  1. Falta de comunicación

Fallos o, digámoslo de otro modo, amplio campo de mejora en la gestión de la comunicación, tanto interna como externa.

  1. La persona frente al grupo

Invertir la tendencia. Existe muy poca tradición de trabajo en equipo en las administraciones públicas, siempre entendido en términos generales y no particulares de organizaciones concretas que han sabido embeberse de esta forma de trabajo.

¿Quieres saber los secretos de la implantación de la administración electrónica? Pues no te pierdas este post de @sarria_eider en @mujeresSP. Obstáculos, aprendizajes, aciertos... ¡Mucho que aprender! Clic para tuitear

Los aciertos que te ayudarán a superarlos éxito y avanzar hacia tu meta.

  1. Liderazgo (equipo tractor del cambio, equipo de dirección) e implicación política. Sino cuentas con estos dos factores, no inicies el proceso de transformación. No lo culminarás con éxito y “quemarás naves” en vano.
  2. Acompañamiento en los procesos internos. Compartir experiencias con otros Ayuntamientos. Pongamos en marcha “Eramus” en el Sector Público (concepto compartido en el II Congreso de Mujeres en el Sector Público). En definitiva, crear y entrar a formar parte de redes de conocimiento, generar comunidad, ser tribu.
  3. Mucha comunicación, mucha “seducción” con el proyecto hasta que las personas que han de formar parte de él se sientan equipo, lo sientan suyo.
  4. No juzgar, transmitir tranquilidad. Poner en valor el trabajo de los y las empleadas públicas y reconocerlo (quitar miedos). Nadie sobra.
  5. Crear dinámicas de equipos y conseguir compromisos. Generar personas de referencia en el proyecto.

 

Aprendizaje generado en el camino. ¿Qué me llevo? ¿Para qué ha servido este proceso en nuestra organización?

Top.1- Conocer al detalle el trabajo de las áreas, la génesis de cada actuación y de cada procedimiento.

Top.2-  Re-describir los procesos Sólo a través de los datos se pueden adoptar decisiones con fundamento. El resto, gobernar a ciegas.

Top.3- Escribir y documentar cómo hacemos las cosas. Imprescindible para el salto a la administración electrónica que, no perdamos de vista, tiene tanto o más de organización que de informática.

Top.4- Introducir una dinámica de mejora continua, actualización y evaluación. Sólo a partir de lo que tenemos hecho podemos avanzar. Se gana en gestión y calidad de servicio público.

Top.5- Crecer en transparencia y compromiso con la ciudadanía.

Mi consejo…

Date la oportunidad de equivocarte. Avanza, innova, experimenta, haz crecer al Sector Público, sin miedo, desde dentro, conviértete en elemento tractor del cambio: #Retos2021.

Escrito por Eider Sarria

En tiwtter @sarria_eider

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2 Comentarios en Decálogo de errores y aciertos en la implantación de la Administración Electrónica en el Sector Público: Experiencia práctica

  • Maria Jesús Langa

    Escrito el 21 de enero de 2021 a las 10:09h Responder

    Genial Eider!!!! Me ha encantado tu artículo. Yo añadiría que LA PACIENCIA y LA PERSEVERANCIA son también muy importantes a la hora de enfrentarnos a cualquier tipo de proyecto y mucho más en las Administraciones Públicas. No tirar la toalla a la primera de cambio, obstáculos y piedras en el camino van a haber y muchos. Es importante tener en cuenta que la perseverancia marca la diferencia.

    • Eider Sarria

      Escrito el 16 de febrero de 2021 a las 19:31h Responder

      Totalmente de acuerdo Maria Jesús! Gracias por tu comentario y, sobre todo, por tus aportaciones.

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